Lễ khai trương là một trong những sự kiện trọng đại nhất đối với một doanh nghiệp. Tổ chức lễ khai trương mang ý nghĩa tích cực, đánh dấu sự khởi đầu may mắn và thành công của doanh nghiệp. Ngoài ra, sự kiện khai trương còn mang yếu tố truyền thông mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp có thể tiếp cận khách hàng một cách nhanh nhất và giới thiệu, quảng bá sản phẩm, tìm kiếm các khách hàng tiềm năng. Chính vì vậy, Halo Quy Nhơn – công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện luôn sẵn sàng để hỗ trợ bạn.
Chúng tôi nhận tư vấn kịch bản, đạo diễn và dàn dựng; cho thuê thiết bị tổ chức khai trương (sân khấu, bàn ghế, bộ dụng cụ cắt băng khai trương, hoa trang trí,…); cho thuê nhân sự cho lễ khai trương (lễ tân, PG, ban nhạc,…). Halo Quy Nhơn đảm bảo sẽ mang đến cho bạn một sự kiện khai trương thật hoành tráng và gây được ấn tượng mạnh đối với đông đảo khách mời tham dự. Sự hài lòng của bạn chính là thành công của chúng tôi.
1. Kế hoạch chi tiết để tổ chức lễ khai trương
Để buổi lễ khai trương diễn ra thành công và mang lại dấu ấn cho doanh nghiệp, thì chúng ta phải chuẩn bị một kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể và chi tiết nhất từ nội dung concept, timeline, agenda chương trình cho đến việc chuẩn bị các thiết bị chạy sự kiện như sân khấu, âm thanh, ánh sáng, lân sư rồng,vv… Đặc biệt, nội dung chương trình phải tạo được điểm nhấn, gây ấn tượng cho khách mời tham dự và thu hút sự quan tâm của các khách hàng. Dưới đây là các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương:
1.1. Xác định mục đích của buổi lễ
Đây là bước đầu tiên trong việc lên kế hoạch tổ chức khai trương. Thông thường, các doanh nghiệp tổ chức sự kiện khai trương với mong muốn giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng và truyền thông thương hiệu.
1.2. Xác định đối tượng mục tiêu
Việc xác định đối tượng phù hợp góp phần nâng cao hiệu quả của buổi lễ khai trương và đưa sản phẩm của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng. Đồng thời việc làm này cũng góp phần xây dựng chủ đề và nội dung của buổi lễ phù hợp hơn với nhu cầu của khách hàng.
1.3. Lên ý tưởng, chủ đề
Sau khi xác định được mục đích của sự kiện cũng như đối tượng mục tiêu, việc cần làm tiếp theo là lên ý tưởng, chủ đề phù hợp với doanh nghiệp và đối tượng mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng tới. Ý tưởng mới mẻ, key moment là điểm nhấn giúp buổi lễ ghi được dấu ấn với khách hàng. Đồng thời nó cũng mang lại hiệu quả truyền thông, giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm một cách tự nhiên nhất.
1.4. Chọn thời gian và địa điểm
Về thời gian: Theo quan niệm truyền thống, lựa chọn ngày, giờ đẹp để khai trương sẽ giúp cho việc kinh doanh sau này của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi và phát đạt. Lời khuyên cho doanh nghiệp là nên chọn thời gian khai trương sao cho thu hút được nhiều khách mời nhất..
Về địa điểm: Địa điểm phù hợp sẽ giúp chương trình khai trương diễn ra thuận lợi. Thông thường, các sự kiện khai trương sẽ diễn ra ngay tại địa điểm doanh nghiệp muốn khai trương. Do đó, chúng ta cần khảo sát địa điểm cẩn thận và chính xác để chuẩn bị tốt cho quá trình thiết kế, thi công và tổ chức, tránh những rủi ro không đáng có khi ra sự kiện diễn ra.
1.5. Quảng bá sự kiện
Dựa vào quy mô của sự kiện khai trương ,chúng ta có thể sử dụng các phương tiện truyền thông như báo chí, truyền hình, mạng xã hội… để giới thiệu về sự kiện và sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Việc đẩy mạnh truyền thông, quảng bá sự kiện khai trương giúp nâng cao giá trị hình ảnh, thương hiệu phát triển và tăng doanh thu, tạo chỗ đứng cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp được biết đến rộng rãi hơn.
1.6. Quản lý rủi ro
Con người, thời tiết, thiết bị, … là những yếu tố tiềm ẩn những rủi ro trong đó. Vì vậy, việc tính toán trước những rủi ro có thể xảy sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong mọi tình huống và có biện pháp khắc phục kịp thời để sự kiện được diễn ra suôn sẻ.
2. Mẫu kịch bản tổ chức lễ khai trương
Song song với việc lên kế hoạch thì việc tiến hành tổ chức cũng là bước then chốt của buổi lễ khai trương. Bạn có thể tham khảo mẫu kịch bản khai trương dưới đây để đảm bảo sự thành công cho sự kiện:
- Đón khách tham dự
- Văn nghệ chào mừng
- Khai mạc chương trình khai trương
- Nghi thức cắt băng khai trương
- Nhập tiệc
- Kết thúc buổi lễ
Văn nghệ chào mừng (Sưu tầm)
3. Quy trình tổ chức lễ khai trương
Để có một sự kiện lễ khai trương thành công rực rỡ cần:
1. Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
2. Tư vấn và lên ý tưởng cho sự kiện
3. Báo giá cho khách hàng
4. Ký kết hợp đồng và đặt cọc
5. Chuẩn bị nhân sự và trang thiết bị
6. Tiến hành tổ chức sự kiện khai trương
7. Kết thúc buổi sự kiện khai trương
8. Hoàn thiện bản xác nhận dịch vụ với khách hàng
9. Làm thủ tục thanh lý hợp đồng
4. Chuẩn bị các thiết bị vật tư cần sử dụng cho buổi lễ khai trương
Đối với sự kiện khai trương, việc chuẩn bị thi công, trang trí càng cần được chuẩn bị kĩ lưỡng. Nên dựa vào nội dung chương trình để chuẩn bị các thiết bị phù hợp, cần thiết cho buổi lễ. Các thiết bị cơ bản để tổ chức sự kiện khai trương cần có bao gồm:
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng tương ứng, phù hợp với số lượng khách mời tham dự.
- In ấn backdrop, banner, standee,…theo kích thước yêu cầu.
- Hoa tươi, cột barie, pháo điện, pháo giấy sử dụng để trang trí sân khấu.
- Bộ cắt băng khai trương gồm: khay, kéo, băng đỏ và hoa cài.
- Hòm bốc thăm phục vụ cho tiết mục bốc thăm may mắn trong chương trình.
- Tiệc mặn hoặc tiệc ngọt, đồ uống cho các khách mời tham dự.
- Quà tặng cho các khách mời tham dự buổi lễ.
Tiệc Tea break tại sự kiện
5. Nhân sự phục vụ lễ khai trương
1. MC dẫn chương trình
2. Nhóm múa trống hội, múa lân, múa rồng
4. PG, PB đón khách, tiếp khách
5. Nhân viên quay phim, dựng phim
6. Thợ chụp ảnh
Trên đây là toàn bộ thông tin về dịch vụ tổ chức khai trương của Halo Quy Nhơn. Nếu quý khách đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị tổ chúc sự kiện cho lễ khai trương của mình ở Quy Nhơn hay các tỉnh thành, hãy nhanh tay liên hệ với Halo Quy Nhơn theo số hotline 02566.55.55.57 để nhân được tư vấn và báo giá chính xác nhất nhé!
