Tổ chức sự kiện Quy Nhơn, hội nghị, hội thảo

Tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo đang dần trở thành một lĩnh vực cực hot, có nhu cầu cao trong cộng đồng và cũng thu hút nhiều nhân lực trẻ tuổi. Có thể thấy đây là một công việc có rất nhiều tiềm năng ở Việt Nam.Tuy nhiên, tổ chức sự kiện vẫn còn là một khái niệm khá mới đối với nhiều người. Cùng Halo Quy Nhơn tìm hiểu qua về tổ chức sự kiện Quy Nhơn hội nghị, hội thảo nhé.

1.Khái niệm tổ chức sự kiện Quy Nhơn hội nghị, hội thảo:

Có thể được hiểu là các hoạt động của con người có chủ đích diễn ra tại một thời điểm, một địa điểm nhất định. Tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp ý nghĩa nào đó. Từ đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

Hội thảo, hội nghị là sự kiện của doanh nghiệp hoặc tổ chức, tập thể nào đó được thực hiện để thảo luận về một vấn đề thực tiễn; đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng hoặc chia sẻ kiến thức về ngành nghề. Không chỉ vậy, tổ chức hội nghị còn là cơ hội để các cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức gặp gỡ và trao đổi giúp gắn kết mối quan hệ và quảng bá hình ảnh.

2.Lý do nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện Quy Nhơn chuyên nghiệp.

Có rất nhiều những doanh nghiệp, cá nhân muốn tự mình tổ chức sự kiện với suy nghĩ sẽ tiết kiệm được chi phí tổ chức. Tuy vậy, suy nghĩ này không phải lúc nào cũng chính xác. Có rất nhiều lí do cho thấy bạn nên tìm đến những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp :

2.1. Đảm bảo về chất lượng, an toàn khi diễn ra chương trình

Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn từ việc xây dựng ý tưởng, lên kế hoạch cho sự kiện cũng như điều hành sự kiện… Vì đó là nghiệp vụ của họ, họ có chuyên môn cũng như kinh nghiệm dày dặn trong ngành.

Thực tế những rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện là rất dễ gặp phải nếu bạn chưa có kinh nghiệm thực tế, những sai lầm trên sân khấu đối với sự kiện lớn đòi hỏi chuẩn xác là không thể quay lại được.

Quy trình tổ chức sự kiện luôn được lên sẵn và giao lại cho các bộ phận chạy chương trình, nhân viên sự kiện chuyên nghiệp. Từ đó, đảm bảo sự kiện luôn được diễn ra theo đúng kế hoạch.

2.2.Gảm áp lực, tiết kiệm thời gian cho đơn vị tổ chức

Các công ty, doanh nghiệp thì công việc của họ luôn rất bận rộn và áp lực. Việc bỏ ra nhiều thời gian để chuẩn bị cho sự kiện là điều rất mệt mỏi. Và không thể tập trung làm tốt được.

Tiết kiệm sức lực và công việc hơn khi giao lại cho các công ty sự kiện. Bạn chỉ cần đưa ra yêu cầu và ý tưởng cần thiết cho sự kiện. Những việc còn lại sẽ được công ty sự kiện thực hiện.

2.3.Tiết kiệm chi phí

Sự thật là hợp tác với các công ty sự kiện có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn tự mình tổ chức. Bởi các công ty tổ chức sự kiện luôn có những đối tác quen thuộc trong ngành, tìm được các dịch vụ chuyên nghiệp với mức giá ưu đãi như đặt phòng khách sạn, cung cấp ca sĩ, đội múa, Mc dẫn chương trình, ban nhạc…

Họ cũng có đầy đủ kho thiết bị âm thanh, ánh sáng, nhân sự đã làm việc quen,… Việc này đồng thời cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian.

2.4.Giảm rủi ro và khắc phục kịp thời

Bằng kinh nghiệm và chất lượng dịch vụ, các công ty sự kiện luôn nhận định trước các rủi ro. Từ đó, đưa ra những phương pháp để mau chóng khắc phục, đảm bảo diễn ra theo đúng kế hoạch định sẵn và hoàn hảo nhất.

3. Quy trình tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo thành công

Để có được một buổi hội thảo chuyên nghiệp, thành công và tránh được những rủi ro không đáng có. Bởi vậy, cần thực hiện theo quy trình chi tiết cụ thể để tổ chức hội nghị chuẩn chỉnh nhất. Dưới đây là 6 bước quy trình giúp quý khách tổ chức hội nghị thành công.

Bước 1: Xác định chủ đề chính

Quý khách hàng trước tiên cần đặc biệt lưu ý xác định chủ đề hội thảo rõ ràng và cụ thể. Đó chính là gốc rễ vấn đề và là cơ sở để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong hội thảo một cách chi tiết và hiệu quả nhất.

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức khái quát

– Kế hoạch tổ chức hội thảo bao gồm 7 phần

– Mục đích, mục tiêu cần đạt được

– Nội dung chính

– Địa điểm, thời gian tổ chức

– Kinh phí dự trù

– Đơn vị tổ chức

– Lên danh sách khách mời

– Chương trình của hội thảo hội nghị

Bước 3: Chuẩn bị chi tiết cho hội nghị, hội thảo

– Setup không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị

– Setup các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón

– Truyền thông cho sự kiện

– In ấn tài liệu

– Phát thư mời cho khách mời

Bước 4: Tiến hành tổ chức

– Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo

– Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện

Bước 5: Kết thúc chương trình hội nghị, hội thảo

– Tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự

– Ghi biên bản cụ thể cho hội thảo

– Tiến hành thông báo kết luận

Bước 6: Xử lý thông tin

– Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo

– Kiến nghị các tổ chức, đơn vị dự hội nghị, hội thảo về nội dung thảo luận

Quý khách hàng đang có nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo vậy thì đừng bỏ qua dịch vụ tổ chức hội nghị của Halo Quy Nhơn nhé! Chỉ cân nhấc máy gọi ngay đến hotline 02566.55.55.57, chúng tôi sẽ tư vấn cho Quý khách từ A – Z để đảm bảo có một hội nghị thành công rực rỡ!